Check-up do sistema de controle financeiro

Os números refletem as ações realizadas por uma empresa. Portanto, sem um bom sistema de informações gerenciais, é impossível saber se o que é decidido e, conseqüentemente, realizado trás os resultados esperados.

É muito comum, empresários confundirem dados com informações essenciais e, por isso, criarem controles econômicos e financeiros que não contribuem para o processo de tomada de decisão. Para tanto, é imprescindível avaliar como tem sido o desempenho da empresa.

O objetivo deste teste é, possibilitar ao pequeno empresário avaliar a qualidade dos controles financeiros da sua empresa e descobrir se eles estão realmente ajudando na hora de tomar decisões.

1 – Com qual objetivo foram e são desenvolvidos os controles financeiros da sua empresa? 

A – Administrar as ações do dia-a-dia da equipe e proporcionar periodicamente uma avaliação econômico-financeira integrada.

B – Conhecer a posição do faturamento, contas a pagar e contas a receber.

C – Fornecer informações à contabilidade fiscal.

D – “Vigiar” as ações dos funcionários

 

2 – Como são tomadas as decisões na sua empresa? 

A – Há, no mínimo mensalmente, uma reunião em que alguns números são avaliados.

B – Através do feeling dos “mais antigos”.

C – Consultando desordenadamente alguns números, quando há necessidade.

D – Não há tempo para fazer avaliação; parte-se direto para a ação.

 

3 – Quais variáveis são analisadas? 

A – Lucratividade, liquidez e rentabilidade de um determinado período.

B – Saldo de caixa, fluxo de caixa, faturamento e despesas.

C – Volume de faturamento versus o montante de gastos do período.

D – A sobra de dinheiro em caixa no fim do mês.

 

4 – Como são avaliados os resultados da empresa? 

A – Por meio de uma metodologia que envolve controles financeiros e informações gerenciais.

B – Comparando-se os controles financeiros da empresa.

C – Por intermédio dos saldos de caixa e do faturamento.

D – Quando há necessidade, pede-se ao departamento responsável que prepare os dados.

 

5 – De que forma a empresa fixa o prazo de pagamento concedido aos seus clientes?

A – A área comercial pesquisa o que está sendo feito pela concorrência. Alem disso, é feita uma análise para determinar qual o volume de contas a receber que não comprometa a liquidez.

B – Segue a concorrência.

C – De acordo com o feeling do gerente comercial.

D – Aceitamos qualquer prazo para não perder o pedido.

 

6 – De que maneira é definido quanto será investido em estoque? 

A – Levando em conta duas variáveis; por um lado, a quantidade mínima de segurança, e, por outro, um volume que não prejudique a liquidez da empresa.

B – De acordo com solicitações das áreas de produção (indústria) e vendas (comercio).

C – O responsável pelas compras já está acostumado ao volume que devemos ter em estoque.

D – Não sabemos quanto é preciso investir em estoque.

 

7 – Como são concebidos e usados os controles da empresa?

A – O responsável desenvolve o controle da maneira que achar mais conveniente.

B – Quando surge a necessidade de saber ou controlar algo, é solicitado ao departamento responsável que elabore um controle para determinado período.

C – Novos controles são constantemente elaborados, de acordo com os critérios previamente determinados pela equipe, os quais atendem as necessidades e características da empresa.

D – As informações apuradas na empresa seguem critérios pré-estabelecidos pela equipe, atendendo as necessidades e características da empresa. Os controles são criados levando-se em conta esses critérios. Porém, eles podem ser adaptados às novas necessidades.

 

8 – Os dados dos controles existentes e novos são integrados? 

A – Não. São independentes e vários dados necessitam ser trabalhados e registrados mais de uma vez.

B – Não há a preocupação em integrar os controles, porém, cuida-se para que não haja retrabalho.

C – Apesar de os controles serem integrados, há a necessidade de registrar alguns dados mais uma vez.

D – São todos integrados e nenhum dado é registrado mais de uma vez.

 

9 – A enorme velocidade das mudanças nos dias de hoje traz a necessidade de modernização periódica dos controles. Como a sua empresa se comporta com relação às adaptações e criação de novos controles? 

A – É quase impossível criar e alterar controles.

B – Criam-se controles em paralelo ao sistema atual.

C – É possível alterar e criar novos controles e até mesmo, incorpora-los aos atuais. Porém, não é muito rápido.

D – Todo o sistema de controles foi elaborado sob a premissa da flexibilidade.

 

10 – Existem mecanismos de auditagem das informações trabalhadas pelos controles?

A – Não

B – Só a conciliação bancária.

C – Há um relatório mensal e a conciliação bancária.

D – Sim, alem, da conciliação bancária há mecanismos para realizar a checagem todos os dias e na metodologia de gestão financeira adotado pela empresa, existe um relatório no fechamento mensal para atender a essa finalidade. 

 

11 – Há pouco tempo, as empresas brasileiras perceberam que informação é um item essencial na gestão dos negócios. E assim começaram a trabalhar com uma overdose de dados.

A – Existem vários controles que continuam sendo elaborados, mas não se entende a real finalidade de alguns deles.

B – Controla-se tudo; sabe-se até o consumo de clipes por funcionário, por exemplo.

C – Ainda existem menos controles do que é necessário, porém, estamos trabalhando para elabora-los.

D – Não se fiscaliza tudo, mas temos os controles imprescindíveis para atender ao modelo de gestão econômico financeira adotado pela empresa, assim como os que nos fornecem informações sobre o desempenho do negócio.

Liste a folha de PONTUAÇÃO. Marque a resposta que você acha certa em cada questão. Efetue a soma dos números marcados em cada coluna, some o total das 4 colunas e verifique o resultado na tabela “ANÁLISE DO RESULTADO”.

 

PONTUAÇÃO

 

Questão

A

B

C

D

1

    

2

    

3

    

4

    

5

    

6

    

7

    

8

    

9

    

10

    

11

    

Total

    

ANÁLISE DO RESULTADO

Mais de 28 pontos – Muito bem! Você faz parte de um rol de empresários que sabem como elaborar bons controles, que geram informações confiáveis. E participa de um grupo seleto que sabe utilizar as informações no processo de tomada de decisão. Mas fique atento. A dinâmica dos negócios está muito veloz e a maneira de usar as informações e os controles pode tornar-se obsoleta rapidamente.

Entre 20 e 28 pontos – Se a maior concentração dos pontos for nas alternativas A e B, você sabe como utilizar as informações no processo decisório da empresa.

Possui clareza nos objetivos ao elaborar os controles. Porém, a qualidade do seu sistema de informações é bastante questionável.

A recomendação é que faça uma avaliação nos mecanismos de checagem da confiabilidade das informações e dos processos de elaboração dos controles.

Se os pontos prevalecerem nas linhas C e D, significa que a empresa possui controles adequados, que geram informações confiáveis, mas não está fazendo bom uso deles e nem os aproveitando no processo de tomada de decisão.

A recomendação é que a empresa procure uma metodologia para organizar os dados já existentes, e que são de boa qualidade, para poder melhorar o seu uso.

Abaixo de 20 pontos – Você não acredita que seja necessário existir um processo de tomada de decisão para que as ações realizadas pela empresa conduzam a bons resultados? E que este, por sua vez, deve ser baseado em boas informações? E que estas precisam ser confiáveis, calcadas em controles bem elaborados? Que Deus te ajude, te dê muita sorte e muita intuição! Pesquise como outras empresas tomam decisões, como utilizam e elaboram controles.

Existem várias empresas que sabem como faze-lo. Procure adotar um método de gestão econômico financeiro para profissionalizar o processo de tomada de decisão.

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